Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet viele Unternehmen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen stellt sich dabei häufig die Frage: Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
In diesem Artikel erhalten Sie fundierte Antworten auf häufige Fragen zur Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten – mit Fokus auf Kosten, Vorteile und rechtliche Vorgaben.
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein unabhängiger Dienstleister, der Unternehmen bei der Umsetzung und Überwachung datenschutzrechtlicher Anforderungen unterstützt. Im Gegensatz zum internen Datenschutzbeauftragten ist er nicht fest im Unternehmen angestellt, sondern wird vertraglich beauftragt.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?
Laut Artikel 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn:
- mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
- eine umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten erfolgt (z. B. Gesundheitsdaten)
- eine systematische Überwachung von Personen erfolgt (z. B. Videoüberwachung, Tracking)
- das Unternehmen als Auftragsverarbeiter tätig ist
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann die freiwillige Benennung sinnvoll sein, z. B. zur Haftungsreduzierung oder Imageverbesserung.
Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer DSB übernimmt alle gesetzlichen Aufgaben gemäß Artikel 39 DSGVO, darunter:
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorgaben
- Beratung der Geschäftsführung und Mitarbeitenden
- Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Erstellung und Pflege von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
- Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Datenschutzvorfällen
Welche Vorteile bietet ein externer Datenschutzbeauftragter?
1. Kostentransparenz
Externe DSB arbeiten in der Regel auf Honorarbasis oder mit monatlichen Pauschalen. So entstehen planbare Kosten ohne Lohnnebenkosten, Urlaubs- oder Krankheitsausfall. Ein Externer Datenschutzbeauftragter hilft bei der Umsetzung von Datenschutzrichtlinien im Unternehmen.
2. Sofortige Fachkompetenz
Externe DSB verfügen über umfangreiche Praxiserfahrung, rechtliche Kenntnisse und oft auch IT-Sicherheitswissen. Sie bringen erprobte Prozesse und Vorlagen mit.
3. Unabhängigkeit
Ein externer DSB ist nicht in das Tagesgeschäft eingebunden und kann Datenschutzfragen objektiv beurteilen – ohne Interessenkonflikte.
4. Haftungsminimierung
Viele externe DSB arbeiten mit Haftpflichtversicherungen, wodurch das Unternehmen im Fall von Fehlentscheidungen abgesichert ist.
5. Entlastung interner Ressourcen
Gerade kleine Unternehmen haben oft keine Kapazitäten oder Kompetenzen, um einen internen DSB aufzubauen. Der externe DSB übernimmt alle Aufgaben zuverlässig und effizient.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Leistungsumfang. Übliche Modelle:
- Monatspauschale: ab ca. 150 bis 800 Euro im Monat für KMU
- Stundenhonorar: zwischen 100 und 180 Euro pro Stunde
- Projektbezogene Vergütung: B. für DSGVO-Audits oder Schulungen
Viele Anbieter bieten auch Kombi-Pakete inklusive Erst-Audit, Dokumentenerstellung und laufender Betreuung an. Im Vergleich zu den Gesamtkosten eines internen DSB (inkl. Schulung, Zeitaufwand, Ausfallrisiko) ist die externe Lösung meist günstiger.
Welche Risiken bestehen ohne Datenschutzbeauftragten?
Wird trotz gesetzlicher Pflicht kein Datenschutzbeauftragter bestellt, drohen empfindliche Bußgelder. Darüber hinaus können Versäumnisse im Datenschutz zu:
- Imageschäden
- Kundenverlust
- Rechtsstreitigkeiten
- Cyberangriffen und Datenverlust
führen. Der Datenschutzbeauftragte hilft, solche Risiken zu minimieren.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen DSB ab?
Ein typischer Ablauf:
- Erstgespräch und Vertragsgestaltung
- Erhebung des IST-Zustands (Datenschutz-Audit)
- Erstellung notwendiger Dokumentationen (Verzeichnisse, Richtlinien)
- Einführung von Maßnahmen und Mitarbeiterschulungen
- Laufende Überwachung und Betreuung
Die Zusammenarbeit erfolgt meist digital oder hybrid (Online-Meetings, Fernzugriff auf Systeme, Vor-Ort-Termine nach Bedarf).
Für wen eignet sich ein externer Datenschutzbeauftragter besonders?
Ein externer DSB ist ideal für:
- Kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Rechts- oder Compliance-Abteilung
- Start-ups, die schnell DSGVO-konform agieren müssen
- Unternehmen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten (z. B. Arztpraxen, IT-Dienstleister, Personalvermittler)
- Firmen, die regelmäßig Datenschutzanfragen oder Audits erhalten
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen die wirtschaftlichere, fachlich stärkere und flexiblere Lösung. Er unterstützt bei der rechtssicheren Umsetzung der DSGVO, schützt vor Bußgeldern und entlastet interne Ressourcen. Gerade für KMU mit begrenztem Personal bietet ein externer DSB einen echten Mehrwert bei kalkulierbaren Kosten.
Wenn du möchtest, kann ich dir zusätzlich eine Vergleichstabelle „interner vs. externer DSB“ oder eine DSGVO-Checkliste zur Verfügung stellen.
